Geplaatst op
Als jij een bedrijf runt, dan wil je dat al je bedrijfsgegevens veilig zijn. In deze blog leggen we uit hoe een digitaal archief jou daarbij kan helpen.
Hou je gegevens veilig
Wanneer je werkt met een analoog- en niet met een digitaal archief, dan wordt het lastig om 100% zeker te zijn dat je gegevens veilig zijn. Met een digitaal archief is het veel makkelijker om je gegevens up-to-date te houden, veilig op te slaan en te zorgen dat er een back-up is. Want het is heel makkelijk om een digitaal archief te kopiëren. Zo heb je twee versies.
Hoe maak je een archief digitaal?
Het is kinderlijk eenvoudig om een analoog, fysiek archief digitaal te maken. Dit kan gedaan worden door alle documenten te scannen. Maakt niet uit wat voor media het zijn, zo kun je de volgende media scannen:
- Microfilm
- Documenten, als A4 en A3
- Boeken
- Tijdschriften
- VHS
- Betamax of -cam
- En reeds bestaande digitale gegevens, natuurlijk
Het maakt dus niet uit welke documenten er in je archief zitten, het wordt snel gedigitaliseerd door een expert.
Gevaren van een analoog archief
Er zijn een aantal gevaren en nadelen verbonden met het gebruik van een analoog archief, deze nemen we hieronder even met je door. Denk aan:
- Vernietiging van gegevens door een brand
- Overstroming maakt het archief onbruikbaar
- Iemand steelt documenten en ze zijn voor altijd verloren
- Er is nauwelijks een back-up te maken van een analoog archief, omdat het aantal documenten vaak uitgebreid is
- Wanneer je met een analoog archief werkt, zou je vaker moeten wachten als andere mensen met een document bezig zijn. In tegenstelling tot een digitaal archief, waarbij meerdere mensen met hetzelfde document kunnen werken
Een lijst die voor zich spreekt. We raden dus iedereen aan om een digitaal archief aan te laten leggen door een expert. Het is heel makkelijk om document te laten scannen door een partij die hier in gespecialiseerd is, dit kan dagelijks wekelijks maandelijks of jaarlijks. Stuur de gegevens met de post of via het internet wanneer het om digitale gegevens gaat. Zorgen ervoor dat het pakketje volledig is. Het mooie is dat een digitaal archief altijd opvraagbaar is en nieuw gegevens dus ook.